Undgå ulæste e-mails og få mere tid

Få content marketing-guldkorn direkte i din indbakke

Undgå ulæste e-mails og få mere tid

cchacks-13_web.jpg

6920. Det er den nette sum af ulæste e-mails i min indbakke. Eller det var det, inden jeg besluttede at gøre noget ved det. For det var noget rod. Jeg kunne ikke overskue min indbakke, jeg forsøgte at bruge den som huskeliste, men ting forsvandt for mig, jeg glemte vigtige e-mails, når de røg langt nok ned, og jeg fik aldrig læst de nyhedsbreve, jeg selv havde skrevet mig op til. Sidst men ikke mindst – jeg brugte en uforholdsmæssigt stor del af min arbejdstid på at håndtere min bugnende indbakke. Er det noget, du kender?

Heldigvis irriterede det mig nok til, at jeg fandt en løsning. Og at få styr på min indbakke og ryddet ud i de dårlige e-mail-vaner har haft en kæmpe indflydelse på mit arbejdsdag og givet mig mere tid til ting, jeg synes er sjovere end at bokse rundt i min indbakke.

Vil du også have et bedre forhold til din indbakke? Så læs det her hack, hvor du får løsningen på, hvordan du vinder kampen mod din indbakke, undgår at den stresser og irriterer dig, og hvordan du sparer masser af tid. Det giver dig overskud til at lave content marketing i verdensklasse.

Her får du seks enkle hacks til at holde din inbakke og dermed dit stressniveau nede.

1. Skab faste procedurer for, hvordan du håndterer emails.

  • Beslut, hvornår på dagen, du vil tjekke din e-mail. Behovet kan være forskelligt, alt efter hvad du laver, men op til tre gange fordelt over dagen kan ofte gøre det. Husk at informere dine kollegaer og samarbejdspartnere om at tage fat i dig, hvis det er noget, som kræver et hurtigt svar, der ikke kan vente, til du næste gang tjekker din indbakke.
  • Beslut, hvordan du vil reagere på dine e-mails. Hvilke vil du svare på med det samme, hvilke skal slettes og hvilke gemmes til uddybende svar senere? På den måde arbejder du dig hurtigt igennem de uåbnede e-mails og bruger ikke uforholdsmæssigt meget tid på forkerte opgaver.
  • Reager med det samme på alle dem, du kan. Mange mails kan faktisk besvares lynhurtigt og blive ekspederet ud af systemet. Gør det. Er der en regning? Send den til bogholderen med det samme. En forespørgsel på et møde? Tjek kalenderen og book det med det samme. Et tip kan være at bruge en to-minutters-regel: Alt hvad der kan læses og besvares på to minutter – også det mindre vigtige, ekspederes ud af vagten med det samme.

2. Stop med at bruge din email som to do-liste

Mange mennesker bruger deres indbakke som en slags to do-liste eller opbevaringsværkstøj. Vigtige informationer og remindere bliver gemt som e-mails. Men efter 12 på en almindelig arbejdsdag kan en af dine vigtige to do-mails sagtens være smuttet så langt ned, at du ikke længere kan se den og du kan have glemt hvilket ord, du skal søge på, for at finde den e-mail, du har brug for.

  • Put i mapper. Lav foreksempel en, der hedder ‘Senere i dag’ (og som altid skal være tømt, når du går hjem, selvfølgelig), ‘Denne uge’, ‘Nyhedsbreve’, ‘Andet’ eller lav mapper på dine kunder, så du altid har kommunikationen med dem samlet et sted.

PS. Det med mapper er der delte meninger om og det ender nok på at være et temperementsspørgsmål. Både her på kontoret og ude i den vide internet-verden. Det gode ved mapper er, at du får e-mails væk fra indbakken. Og det er den, vi gerne vil have gjort kål på i det her hack. Men, som argumentet mod mapper lyder, så får du på den måde mange mapper med masser af e-mails, du skal lede i. Og så sker der nogen gange det, som denne hacksskriver kan skrive under på, at man i sin udmapningsiver glemmer, hvor det nu lige var, man puttede en bestemt e-mail hen. To do later, not important, to do this week? Og hvorfor i himlens navn mine mapper er navngivet på engelsk, må du ikke spørge mig om...

3. Undgå spildtid på e-mails – ring!

I stedet for at bruge tid på at sende interne e-mails frem og tilbage – ring eller gå over og tal med vedkommende. På den måde undgår du at bruge tid på at sidde og formulere svar og sende e-mails frem og tilbage om noget, som i virkeligheden kan klares super kort ved en samtale. Plus den bonus, at det er sværere at ignorere et prik på skulderen end (endnu) en e-mail i indbakken.
En lille regel kan eventuelt være, at hvis det tager dig over fem minutter at svare på en e-mail, skal det tages over telefonen. Hvis din arbejdsplads / samarbejdspartnere er til det, kan du “oplære” dem i det samme.

4. Vær fokuseret, når du læser e-mails, så sparer du tid

Lad være med at multitaske, når du tjekker e-mails. Du vinder ikke tid ved det. Sæt koncentreret tid af til at gå dine e-mails hurtigt, fokuseret og effektivt igennem – ligesom du ville gøre med enhver anden arbejdsopgave. Den ville du heller ikke løse over frokostsnakken med et halvt øje på frikadellen og et på skærmen, vel?

5. Slå notifikationer fra, så e-mailen ikke forstyrrer

Det er ikke nok at love dig selv, at du ikke tjekker. Slå e-mailen fra, når du arbejder, slå push-funktionen fra på telefonen og snup også lyden på din computer. Undersøgelser viser, at selv helt korte afbrydelser gør, at du vender tilbage til din opgave på et lavere niveau, og at det kan tage 15 - 20 minutter at opnå samme koncentrerede tilstand som før afbrydelsen. Se, det bliver til en del spildtid i løbet af en dag, ikke.

6. Benhård sortering rydder ud i unødvendige e-mails

  • Ryd ud i og vær kritisk overfor, hvad du modtager af e-mails. Det kan godt være, du ville ØNSKE, du fik læste alle de nyttige nyhedsbreve hver uge – men gør du også det? Som i nogensinde? Hvis ikke, så er det bare irriterende fyld, unsubscribe. Start dagen i morgen på dit nye e-mail-liv og vurder dagens e-mails.
  • Nu vi er ved nyhedsbreve – du har jo som regel skrevet dig op, fordi du ser dem som en vigtig kilde til viden. Så måske skal du ikke unsubscribe, men de står alligevel og fylder og forstyrrer i din indbakke. Derfor dette lille tip. Sæt et filter op, som hedder “unsubscribe”. På den måde fanger du meget af det, som enten bare bliver sendt til dig uopfordret eller de nyhedsbreve, som du egentlig gerne vil læse senere. De lander nu i deres egen folder og står altså ikke og roder i din indboks.
  • I flere e-mailprogrammer som Outlook og gmail kan du i det hele taget sætte filtre op, så dine indkomne e-mails ryger direkte i mapper, og du sparer tid på at sortere dem manuelt.
  • Hold alt ikke-arbejdsrelateret ude fra din arbejdsmail. På den måde forstyrrer alt det private dig kun, når du logger ind på din private e-mail med henblik på at tage dig af det.
  • Der findes også forskellige apps, som hjælper med at holde styr på din indbakke. Prøv for eksempel SaneBox.com, som kort fortalt selv går ind og vurderer, om en e-mail er vigtig for dig eller ej og så sorterer og gemmer det ikke-vigtige i sin egen SaneLater-mappe til senere.

Ved at lave faste e-mailprocedurer, få sorteret ud i, hvad du modtager af e-mails og hermed begrænse tiden, du bruger på din indbakke, kan du spare rigtig meget tid, som du kan bruge langt mere effektivt på andre arbejdsopgaver. Første skridt er at blive bevidst om, hvor meget og hvordan du bruger tiden sammen med din indbakke.
Jeg når sjældent helt i nul, men jeg har fundet et system, der fungerer for mig. Jeg håber, at hacket her gør det samme for dig.

God arbejdslyst!


cchacks.jpgDette er Clever Content Hack nr. 13. Clever Content Hacks er en serie af blogindlæg fra Brand Movers, der hjælper dig med at skabe de bedst mulige marketing-resultater.

 

Bliv clever content hacker

Kommentarer

Populære indlæg